यो गाइड नेपालका ती व्यवसायधनी, लेखा प्रमुख र व्यवस्थापकहरूका लागि तयार पारिएको हो जसले सफ्टवेयरमार्फत कर बीजक (Tax Invoice) वा बिल जारी गर्छन्, वा हस्तलिखित बिल प्याड र एक्सेलबाट डिजिटल बिलिङ प्रणालीमा सर्ने तयारी गर्दैछन्। यसमा आन्तरिक राजस्व विभाग (IRD) को विद्युतीय बीजक र केन्द्रीय बीजक अनुगमन प्रणाली (CBMS) कसरी काम गर्छ, बिलिङ सफ्टवेयरमा के-कस्ता कुरा अनिवार्य हुन्छन् र सफ्टवेयर रोज्नुअघि के जाँच्ने भन्ने कुरा सरल भाषामा बुझाइएको छ।
English edition: IRD Electronic Billing and CBMS Software Guide for Nepal
विद्युतीय बीजक र CBMS: दुई फरक तर जोडिएका व्यवस्था
नेपालमा बोलचालको भाषामा जुनसुकै कर-मैत्री बिलिङ प्रोग्रामलाई “IRD सफ्टवेयर” भनिन्छ। तर प्राविधिक रूपमा यसमा दुई तह हुन्छन्:
- विद्युतीय बीजक (Electronic Invoicing): छापिएको कागजी बिल प्याडको सट्टा आन्तरिक राजस्व विभागमा सूचीकृत कम्प्युटर सफ्टवेयरबाट बीजक जारी गर्ने व्यवस्था, जुन विभागको विद्युतीय बीजक सम्बन्धी कार्यविधि अनुसार चल्छ।
- केन्द्रीय बीजक अनुगमन प्रणाली (CBMS — Central Billing Monitoring System): तपाईँको सफ्टवेयरबाट जारी भएको प्रत्येक बीजक र क्रेडिट नोटको विवरण तुरुन्तै (Real-time) विभागको केन्द्रीय सर्भरमा API मार्फत पठाउने प्रणाली।
तपाईँको व्यवसायले विद्युतीय बीजक मात्र प्रयोग गर्नुपर्ने हो वा CBMS मा पनि आबद्ध हुनुपर्ने हो भन्ने कुरा मूल्य अभिवृद्धि कर ऐन, २०५२ र आयकर ऐन, २०५८ बमोजिम विभागले तोकेको वार्षिक कारोबार सीमा र व्यवसायको प्रकृति (जस्तै होटल, रेस्टुरेन्ट, अस्पताल, थोक बिक्रेता वा उद्योग) मा भर पर्छ। आफ्नो व्यवसायको कारोबार सीमाबारे एकीन गर्न आफ्नो लेखापरीक्षक (Auditor) वा कर कार्यालयको पछिल्लो सूचना हेर्नुहोस्।
IRD मापदण्ड अनुसार बिलिङ सफ्टवेयरका अनिवार्य नियमहरू
विदेशमा बनेका सामान्य बिलिङ सफ्टवेयर वा अनलाइन इनभ्वाइस टुलहरू नेपालको कर नियमसँग सिधै मेल खाँदैनन्, किनभने ती सफ्टवेयरमा जारी भइसकेको बिल सच्याउन (Edit) वा मेट्न (Delete) मिल्छ। नेपालको कर नियम अनुसार एकपटक बीजक जारी भएपछि त्यो स्थायी अभिलेख बन्छ।
| विषय | सामान्य सफ्टवेयर | IRD मापदण्ड अनुसारको सफ्टवेयर |
|---|---|---|
| जारी भएको बिल सच्याउने वा मेट्ने | एडमिनले बिलको रकम सच्याउन वा बिल डिलिट गर्न सक्छ | पूर्ण रूपमा निषेधित; जारी भइसकेको बिल Edit वा Delete गर्ने विकल्प नै हुँदैन |
| गल्ती सच्याउने वा सामान फिर्ता (Return) | पुरानै बिलमाथि ओभरराइट गरिन्छ | मूल बीजक नम्बर उल्लेख गरी कारणसहित क्रेडिट नोट (Credit Note) जारी गरिन्छ |
| बीजक नम्बरको क्रम | हातले बदल्न वा बीचमा खाली छोड्न मिल्ने | प्रत्येक आर्थिक वर्ष (श्रावणदेखि आषाढसम्म) १ बाट सुरु भई क्रमशः नछुटी बढ्ने |
| बिल पुनः प्रिन्ट (Reprint) गर्दा | जतिपटक छापे पनि उस्तै देखिन्छ | पहिलो प्रिन्टमा मात्र मूल बीजक र त्यसपछिका प्रत्येक प्रिन्टमा प्रतिको प्रतिलिपि (Copy of Original) र कतिऔँ प्रिन्ट हो भन्ने संख्या उल्लेख हुन्छ |
| प्रयोगकर्ता लग (Audit Trail) | साधारण वा मेट्न मिल्ने | कसले, कहिले बिल बनायो, छाप्यो वा रद्द गर्यो भन्ने नमेटिने स्थायी लग |
| मिति प्रणाली | ईस्वी सम्वत् (AD) मात्र | विक्रम सम्वत् (BS) र आर्थिक वर्ष (२०८२/८३ आदि) पूर्ण रूपमा सपोर्ट गर्ने |
CBMS सिंक कसरी काम गर्छ र इन्टरनेट जाँदा के हुन्छ?
जब तपाईँको सफ्टवेयर CBMS मा जोडिन्छ, प्रत्येक बिल जारी हुनासाथ तपाईँको PAN/VAT को API क्रेडेन्सियल प्रयोग गरी विभागको सर्भरमा विवरण जान्छ। नेपालको व्यावहारिक परिस्थितिमा राम्रो सफ्टवेयरले यी तीन कुरा सम्हाल्नुपर्छ:
१. इन्टरनेट नचलेको बेला बिलिङ नरोकिने व्यवस्था
कहिलेकाहीँ इन्टरनेट काटिन सक्छ वा विभागको सर्भर मर्मतमा हुन सक्छ। त्यस्तो बेला ग्राहकलाई काउन्टरमा कुराएर राख्न मिल्दैन। राम्रो सफ्टवेयरले बिललाई तुरुन्तै सुरक्षित राखेर प्रिन्ट निकाल्छ र इन्टरनेट आउनासाथ बाँकी रहेका बिलहरूलाई क्रमशः (isrealtime: false फ्ल्यागसहित) CBMS मा पठाउँछ।
२. लाइभ जानुअघि टेस्ट सर्भरमा परीक्षण
सफ्टवेयर जडान गर्दा सिधै लाइभ PAN मा परीक्षण गर्नु हुँदैन। विभागले उपलब्ध गराएको CBMS टेस्ट वातावरणमा विक्रेताको PAN, खरिदकर्ताको PAN, आर्थिक वर्ष, मिति, करयोग्य रकम र भ्याट रकम सही ढाँचामा गएको छ कि छैन भनी पहिले जाँच्नुपर्छ।
३. मासिक भ्याट विवरण बुझाउनुअघि हिसाब मिलान (Reconciliation)
हरेक महिनाको २५ गतेभित्र भ्याट विवरण बुझाउनुअघि तपाईंको लेखापालले तीनवटा तथ्यांक भिडाउनुपर्छ:
- सफ्टवेयरको बिक्री खाता (Sales Register)
- क्रेडिट नोट / बिक्री फिर्ता खाता
ird.gov.npभित्रको करदाता पोर्टलमा देखिने CBMS विवरण
यदि नेटवर्क समस्याका कारण कुनै बिल सिंक हुन बाँकी रहेछ भने सफ्टवेयरको ड्यासबोर्डले तुरुन्तै देखाउनुपर्छ ताकि महिना सकिनुअघि नै सिंक पूरा गर्न सकियोस्।
तयारी सफ्टवेयर किन्ने कि आफ्नै प्रणाली बनाउने?
सबै व्यवसायले सुरुदेखि आफ्नै बिलिङ सफ्टवेयर बनाउनुपर्छ भन्ने छैन:
- तयारी सूचीकृत सफ्टवेयर कहिले ठीक हुन्छ: यदि तपाईंको व्यवसाय सामान्य खुद्रा पसल, फार्मेसी वा एकल रेस्टुरेन्ट हो भने बजारमा उपलब्ध IRD सूचीकृत सफ्टवेयर प्रयोग गर्नु छिटो र सस्तो पर्छ।
- कस्टम सफ्टवेयर वा इन्टिग्रेसन कहिले चाहिन्छ: यदि तपाईंको काम बुकिङ प्रणाली, डेलिभरी नेटवर्क, लन्ड्री, उत्पादन वा बहु-शाखा सेवामा आधारित छ भने एउटै अर्डर दुई ठाउँमा (एकपटक काम गर्ने सफ्टवेयरमा र अर्कोपटक बिल काट्ने सफ्टवेयरमा) टाइप गर्दा गल्ती हुने र समय खेर जाने समस्या आउँछ।
यस्तो अवस्थामा या त तपाईंको अपरेसनल सफ्टवेयरलाई लेखा प्रणालीसँग जोड्न सकिन्छ, या आफ्नै सफ्टवेयरलाई विभागको मापदण्ड पूरा गरी सूचीकृत गर्न सकिन्छ।
बिलिङ सफ्टवेयर छान्नुअघि जाँच्ने चेकलिस्ट
- सफ्टवेयरको IRD सूचीकरण पत्र र CBMS सपोर्टबारे स्पष्ट जानकारी लिनुहोस्।
- जारी भइसकेको बिल कसैले पनि Edit वा Delete गर्न नमिल्ने कुरा आफैं परीक्षण गर्नुहोस्।
- एउटै बिल दोस्रो पटक प्रिन्ट गर्दा Copy of Original (प्रतिको प्रतिलिपि) र प्रिन्ट संख्या आउँछ कि आउँदैन हेर्नुहोस्।
- Credit Note जारी गर्दा मूल बीजक नम्बर र कारण अनिवार्य माग्छ कि माग्दैन जाँच्नुहोस्।
- इन्टरनेट बन्द गरेर बिल काटी हेर्नुहोस् र इन्टरनेट जोड्दा दोहोरिएर नगई सही क्रममा CBMS सिंक हुन्छ कि हुँदैन हेर्नुहोस्।
- IRD ढाँचाको बिक्री खाता र खरिद खाता सजिलै एक्स्पोर्ट हुने र दैनिक स्वचालित ब्याकअप (Backup) हुने व्यवस्था सुनिश्चित गर्नुहोस्।
तपाईंको व्यवसायको काम र बिलिङ एउटै प्रणालीमा जोड्न चाहनुहुन्छ?
हामी पोखरामा रहेर नेपालभरका व्यवसायहरूका लागि वेब एप्लिकेसन, डेस्कटप सफ्टवेयर र सिस्टम इन्टिग्रेसन निर्माण गर्छौं। यदि तपाईं आफ्नो दैनिक कार्यप्रणाली र बिलिङलाई व्यवस्थित गर्न चाहनुहुन्छ भने हामीलाई सम्पर्क गर्नुहोस्।
Sources
- आन्तरिक राजस्व विभाग (Inland Revenue Department, Nepal): आधिकारिक पोर्टल र करदाता सेवा, https://ird.gov.np/
- नेपाल कानून आयोग (Law Commission of Nepal): मूल्य अभिवृद्धि कर ऐन, २०५२, https://lawcommission.gov.np/
- नेपाल कानून आयोग (Law Commission of Nepal): आयकर ऐन, २०५८, https://lawcommission.gov.np/
- आन्तरिक राजस्व विभाग: विद्युतीय बीजक सम्बन्धी कार्यविधि र CBMS प्राविधिक मापदण्ड, https://ird.gov.np/